Optimiza todos los procesos de tu empresa con un ciclo PDCA

En nuestro último post analizamos las posibilidades de los sistemas de gestión integrados. Un modelo que unifica los recursos corporativos para optimizar la productividad, mejorar la organización de procesos y alcanzar una gestión de calidad total. En esta nueva entrada hablaremos del ciclo PDCA, técnica íntimamente relacionada con los sistemas integrados de gestión de calidad.

¿Qué es el ciclo PDCA o PHVA?

El entorno corporativo globalizado se caracteriza por un elevado nivel de competitividad. La planificación estratégica es completamente imprescindible en cualquier compañía. Motivo por el que la adopción de sistemas de mejora continua también resulta esencial. Con ellos, cualquier organización puede renovarse de forma constante, adecuarse a las exigencias del mercado y garantizar así su supervivencia.

El PDCA, también conocido como ciclo de Deming, es una estrategia empresarial que persigue una mejora continua de la calidad. Su diseño se suele atribuir a William Edwards Deming, estadístico y profesor estadounidense, y uno de los precursores de la gestión de calidad en las empresas. Realmente, el concepto del ciclo PDCA fue ideado por su amigo y mentor Walter Shewhart. Aunque fue Deming quien lo popularizó al aplicarlo para mejorar los procesos de producción de la industria japonesa tras la 2ª Guerra Mundial.

Este acrónimo inglés alude a los cuatro pasos que definen el modelo: Plan, Do, Check y Act. Conceptos que se traducen al castellano como Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. De ahí que también sea conocido como ciclo PHVA en España. Cuatro pasos que, aplicados de forma sistemática, permiten a cualquier empresa alcanzar ese estado de mejora continua.

Este modelo no es lineal, sino que tiene carácter cíclico. Una vez alcanzada la etapa final se vuelve a la inicial, para desarrollar un nuevo ciclo de mejora que reevalúe las acciones ejecutadas y proponga nuevas medidas correctivas. El PDCA es una rueda que no deja de girar y que, con su movimiento, incentiva la evolución de la compañía. La siguiente imagen ilustra a la perfección esta filosofía:

Las 4 etapas del modelo PHVA | Fuente: Wikipedia

¿Cómo gestionar la calidad total de tu empresa con un ciclo PDCA?

Como se puede apreciar, una de las grandes ventajas del ciclo PDCA es la simplicidad, que lo hace fácil de implementar y reproducir. Por ello, puede ser utilizado para incentivar una mejora continua en todo tipo de proyectos, sean más o menos complejos. Algo que lo emparenta directamente con otros enfoques de gestión de calidad como la metodología Lean o el método Kaizen. De hecho, su aplicación es muy recomendable en aquellas organizaciones que necesitan mejorarla. Su demostrada eficacia en este campo hace que esté integrado en el punto 0.3.2 de las normas de calidad ISO 9001, a las que aludimos en nuestra anterior entrada.

El PDCA también ayuda a optimizar la productividad, disminuir los tiempos de gestión, facilitar la toma de decisiones o reducir costes empresariales. Eso lo convierte en objeto de interés para todo tipo de empresas, y no solo para las del ámbito productivo.

Sin embargo, presenta un inconveniente: su plena adopción implica tiempo. En primer lugar, es un modelo basado en la autoevaluación, lo que puede suscitar reticencias por parte de los empleados. La oferta de incentivos puede ser un estímulo adecuado para lograr involucrarlos en esta metodología. Por otra parte, exige una redefinición completa de la cultura empresarial. Algo que supone el desarrollo de acciones formativas para facilitar su adaptación a una nueva forma de trabajar.

A pesar de todo, los beneficios que su adopción generará a largo plazo justifican sobradamente cualquier esfuerzo.

Procesos del ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar)

Para comprender cómo funciona el ciclo PDCA, definiremos las tareas asociadas a cada una de las etapas que lo componen. Etapas que representan los pasos esenciales a llevar a cabo para lograr la mejora continua de calidad en cualquier empresa:

1. Planificar (Plan)

El punto de partida es la identificación de los problemas específicos a solventar. A partir de este análisis, se definen los objetivos a alcanzar, qué recursos se utilizarán y la metodología a aplicar. También los responsables de supervisar cada actividad. Todo ello quedará recogido en un plan de acción.

En esta etapa de planificación es importante tener muy presentes la misión, visión y valores de la empresa; así como los requisitos específicos de las partes implicadas en el ciclo completo.

2. Hacer (Do)

Básicamente, es la ejecución del plan de actuación definido en la anterior fase, teniendo en cuenta diversos parámetros (recursos disponibles, carencias, plazos, posibles riesgos, etc.). Implica la puesta en marcha de acciones específicas que permitan implantar las mejoras planteadas.

Esta fase se puede dividir a su vez en tres sub-etapas: la formación de empleados involucrados en el proyecto, la ejecución de acciones y la recopilación de datos para una futura evaluación de resultados.

3. Verificar (Check)

La tercera etapa del ciclo PDCA se centra en analizar la información disponible y verificar qué objetivos han sido alcanzados. Esta evaluación se desarrolla por partida doble: primero, de forma paralela a la ejecución (Fase 2 o ‘Do’), lo que nos permite detectar cualquier desviación en el proyecto. La segunda, mucho más exhaustiva, se realiza una vez implementadas las mejoras.

Con este análisis podremos saber si el plan de acción nos ayudará a cumplir las metas definidas. En caso contrario, será necesario volver a la fase inicial de planificación.

4. Actuar (Act)

Finalmente, sabiendo qué mejoras son efectivas, se introducen de forma definitiva en la actividad cotidiana de la empresa. Lejos de suponer el final del ciclo, esta fase constituye un nuevo inicio. A medida que se trabaje con el nuevo modelo se detectarán otros puntos de mejora o brechas. Esto nos llevará a plantear nuevas medidas correctivas, volviendo de nuevo a la primera fase de planificación.

Ahí radica la clave de todo el modelo: la mejora es continua porque la rueda nunca deja de girar.

La mejor solución para optimizar todos los procesos de tu empresa

Como hemos podido comprobar, la filosofía inherente al ciclo PDCA guarda muchas similitudes con los objetivos perseguidos por los sistemas de gestión empresarial.

La puesta en marcha del ciclo requerirá cambios importantes en todos los niveles de la empresa, por lo que la inversión en infraestructura o recursos humanos será inevitable. Sistemas ERP como SAP Business One pueden ayudarnos a poner en movimiento la rueda sin que resulte excesivamente caro, ni tampoco difícil.

Este software, utilizado por más de 40 mil empresas nacionales, es la opción ideal para mejorar cualquier negocio. ¿Por qué? La principal razón es que pone a su disposición los recursos necesarios para mejorar su eficiencia, productividad y rentabilidad. Y, por consiguiente, acelerar su crecimiento.

Su estructura modular permite utilizar exclusivamente las funciones que realmente necesitemos, una opción muy interesante de cara a la implementación de ciclos PDCA. La escalabilidad propia del sistema, hace posible incorporarlos de forma escalonada a diferentes áreas productivas, haciendo más accesible la adopción de esta metodología. La sencillez de uso e inmediatez a la hora de suministrar información clave, facilitan el desarrollo de una comunicación interna fluida. Algo esencial para un correcto seguimiento de las diferentes etapas del ciclo y evaluar el grado de consecución de los objetivos planteados.

Además, el formato Multiempresa de SAP Business One permite integrar varias compañías en el mismo sistema, creando transacciones automatizadas entre ellas. Una funcionalidad sumamente atractiva para organizaciones con varias sedes o empresas subsidiarias que deseen implementar procesos PDCA reduciendo al mínimo la posibilidad de error o desviación.

El modelo que hemos analizado puede ayudarte a llevar a tu empresa a la excelencia. Algo que está más cerca con SAP Business One. Si quieres descubrir cómo esta herramienta puede marcar un antes y después para tu negocio, contacta con nuestros consultores especializados desde aquí.