¿Cómo ahorrar tiempo y gastos en la facturación?

Pocas tareas absorben tantos recursos en cualquier empresa como todo lo que tiene que ver con la facturación. Es una labor ardua y compleja, en ocasiones muy tediosa, que resulta imprescindible realizar de forma óptima. Ahora bien, ¿cómo se puede llevar a cabo sin perder largas jornadas en el proceso? Para eso estamos aquí, para descubrirte cómo un buen software de facturación te puede cambiar radicalmente la perspectiva en este asunto.

¿Qué es un Software de facturación?

Un software de facturación es, en esencia, una herramienta que automatiza esta tarea. Con él, se pueden realizar presupuestos que, de forma automática, se convierten en facturas. También permite generar éstas, anularlas y conservar los datos de los clientes para no tener que introducirlos manualmente cada vez que se completa una factura. Y todo, por supuesto, con plantillas personalizadas adaptadas a tu compañía.

Ventajas de los programas de facturación

¿En qué se aprecia, dentro de una empresa, que se dispone de un programa de facturación? En muchos ámbitos, tantos que vamos a intentar resumirlos en cuatro:

Mayor productividad

Para empezar, se acaba con las temidas hojas de cálculo. Un programa de facturación online guarda toda la información de cada cliente en la nube, de forma que tan solo hay que indicar las horas o productos que le corresponden y poner la factura en funcionamiento.

Ahorros de tiempo

Buscar los datos de cada cliente y añadirlos manualmente es una tarea que ocupa demasiado tiempo. Con la base de datos que debe incluir un buen software de facturación online, todo se encuentra en ella y desde ahí es muy fácil poner en marcha la facturación.

Ahorro en gastos

No, no hay que hacer una gran inversión para disponer de este tipo de programas. De hecho, una de las grandes ventajas de contar con un programa de facturación online es que no hay que pagar por equipos ni por una gran infraestructura tecnológica.

Todo está ya en la nube, así que de tareas como la instalación o el mantenimiento se puede encargar tu proveedor tecnológico. Se trata solo de empezar a trabajar en ella, así que no se malgastan recursos en tareas que se pueden encomendar a otros profesionales.

Reducción de posibles errores

Resulta obvio, pero hay que decirlo: las personas cometemos errores. Si una labor como la facturación se automatiza, una de las cosas que conseguimos es reducir notablemente esa posibilidad de error. Hay que tener en cuenta que, si todo está correctamente configurado, no habrá lugar a equivocaciones con los datos del cliente, los impuestos… Ningún número se nos escapará, lo que ayuda a no tener que estar corrigiendo constantemente y, en consecuencia, perdiendo recursos.

Soluciones para la facturación de tu empresa

Por todo ello, nuestra recomendación es muy clara: si en tu empresa no tenéis un software de facturación online, es el momento de hacerse con uno. Y si ya disponéis de uno, nunca está de más plantearse si ése es el mejor. Un buen ejemplo de esto es SAP Business One, la solución para pequeñas y medianas empresas del sistema de gestión líder en el mercado español.

Con este programa, las gestiones y tareas contables, no sólo la facturación, se automatizan con facilidad. ¿Qué permite eso? Por ejemplo, unir operaciones financieras con otros procesos para mejorar la productividad entre transacciones, y por tanto, el flujo de efectivo.

Por otra parte, si tu empresa se dedica específicamente al sector de las instalaciones y los mantenimientos, contar con un software como Teknica es clave. Con él puedes realizar desde los partes de trabajo a las facturas, ayudando a llevar un control fácil y completo de todo lo que ocurre en tu empresa.