La visión simplista que define la actividad empresarial como la entrega de un producto o servicio en condiciones óptimas hace tiempo que pasó a mejor vida. Cumplir con las expectativas de nuestros clientes no es suficiente. La calidad interna es tanto o más importante que el propio producto. De ahí que los sistemas de gestión integrados se hayan convertido en un elemento imprescindible para las organizaciones.

Una empresa es un complejo entramado en el que intervienen recursos físicos, intangibles y el factor humano. Entre ellos se generan interacciones constantes, por lo que el éxito empresarial depende de su correcta coordinación. Precisamente esto es lo que permite conseguir los sistemas de gestión integrados.

Este modelo unifica todos los recursos de la compañía para maximizar la calidad, rentabilidad y productividad. Unas metas que, si conseguimos alcanzar, nos permitirán disponer de un activo de incalculable valor: clientes fidelizados. Sigue leyendo para comprender por qué son tan necesarios para lograr una gestión eficaz de la empresa.

¿En qué consisten los sistemas de gestión integrados?

Un sistema de gestión es una herramienta que define el protocolo a seguir en el día a día de cualquier actividad empresarial. Su misión es optimizar los recursos disponibles y mejorar la organización de todos los procesos. A su vez, promueve una reducción de costes a través del incremento de la productividad laboral.

Los sistemas de gestión integrados (SIG) crean el marco idóneo para conseguir estos objetivos. Definen una metodología concreta a aplicar, unificando diferentes áreas en un único proceso. La integración más habitual reúne los sistemas de gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Laboral y de Seguridad de Información de acuerdo a las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 27001. También muchas empresas integran las normas ISO 26000, relativas a la gestión de la Responsabilidad Social Corporativa.

A priori, podríamos pensar que existen grandes diferencias entre estas disciplinas. Pero todas comparten puntos comunes. Por eso los sistemas de gestión integrados las tratan como un solo conjunto, aplicando una gestión única a las distintas áreas. Por consiguiente, resulta más fácil verificar que todas cumplen los estándares estipulados. Esa es una de sus grandes ventajas frente a la ejecución de sistemas de gestión independientes. La adopción de un sistema de gestión integral es sinónimo de calidad en los procesos internos.

Estructura de los sistemas de gestión integrados

La forma más habitual de representar un sistema de gestión integrado es mediante una estructura en forma de árbol. Según esta representación, el tronco corresponde al sistema de gestión común, del que surgen tantas ramas como áreas estén integradas en él (calidad, medio ambiente, seguridad, etc.).

La estructura de cualquier sistema de gestión integrado se suele componer de los siguientes elementos:

  • Política de gestión integrada.
  • Organización.
  • Planificación.
  • Sistema de gestión integrada.
  • Formación y capacitación.
  • Documentación del sistema y control.
  • Implantación.
  • Evaluación y control de los sistemas integrados.
  • Mejoras del sistema.
  • Comunicación.

La importancia de la gestión de calidad por procesos

En la actualidad, cualquier sector empresarial se caracteriza por una elevada competitividad. Situación que hace que la racionalización de operaciones y reducción de costes sean valores estratégicos en sí mismos.

Como comentamos previamente, toda empresa es un complejo mecanismo. Cualquier fallo de uno de sus componentes puede comprometer el correcto funcionamiento de otro que está interrelacionado.

Los sistemas gestión de calidad por procesos (SGC) garantizan que todas las actividades mejoren su rendimiento correlativamente. Son un instrumento que depura y controla todos los procesos operativos, rediseñándolos para establecer un flujo de trabajo más eficaz. Y completamente adaptado a las necesidades de nuestros clientes. Permiten optimizar los recursos, eliminando duplicidades de tareas y aumentando el rendimiento general de la organización.

Al trabajar en base a un modelo integrado, las tareas de mantenimiento y supervisión de cada área requieren un menor esfuerzo y dedicación. Los procesos de gestión manual disminuyen, y se hace un uso más eficiente y equitativo de todos los recursos de la compañía. Esto a su vez tiene un impacto directo en la gerencia: mientras hace una gestión eficaz, también dota de coherencia a las políticas y objetivos de la compañía.

Otra de las grandes ventajas de estos sistemas de control de calidad por procesos es su agilidad: la implantación simultánea es mucho más rápida que si se hiciera para cada sistema por separado. Del mismo modo, la labor de formación a los empleados es menos densa, facilitando la adquisición de una conciencia global sobre los aspectos de calidad relevantes para la empresa.

Todos estos beneficios se traducen, en última instancia, en valores de importancia capital para cualquier organización: la gestión de calidad por procesos alienta la evolución continua de la empresa, mejorando su imagen corporativa frente a los clientes y la sociedad en general, y, por consiguiente, el posicionamiento frente a sus competidores directos.

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Como hemos visto, la integración de los diferentes sistemas de gestión de una empresa en una única herramienta facilita enormemente el cumplimiento de los estándares de calidad, tanto internos como externos.

En la elección de una herramienta para el desarrollo de una gestión integral, debemos tener muy en cuenta los sistemas ERP. Estas aplicaciones gestionan toda la información empresarial desde una única plataforma, constituyendo la mejor solución para ejecutar una gestión corporativa integrada.

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