La metodología Lean: qué es y cómo aplicarla a tu negocio

Si eres lector habitual de este blog, o bien has llegado a él tras alguna búsqueda en internet, sin duda estás interesado en las tecnologías y herramientas capaces de mejorar el funcionamiento de un negocio.

En los últimos meses hemos publicado varios artículos analizando técnicas destinadas a incentivar una mejora continua en cualquier organización. Tras desgranar la cadena de valor, el análisis Pestel o el PDCA, sentíamos habernos dejado algo importante en el tintero. Lo solucionaremos en esta entrada, dedicada a una de las técnicas de gestión de moda: la metodología Lean.

El origen de la metodología Lean

La metodología Lean se ha convertido en una de las técnicas más utilizadas para la optimización de procesos empresariales. Es un modelo de gestión orientado al ahorro de recursos a la hora de fabricar los productos específicos que demandan nuestros clientes. Sin embargo, su aplicación no es en absoluto nueva.

Su origen se remonta al siglo XIX, y está íntimamente vinculada a la familia Toyoda. Sakichi Toyoda, empresario textil japonés, sentó sus bases al diseñar una máquina de coser automática. El mecanismo, revolucionario en su época, paralizaba el proceso de fabricación de forma completamente autónoma ante la rotura de algún hilo, evitando así la producción de un producto defectuoso que no se podría comercializar. Su invento supuso la primera piedra para la automatización industrial.

Años después su hijo, Kiichiro Toyoda, llevó un poco más allá el concepto aplicándolo a la fabricación de automóviles. Tras una estancia en Estados Unidos pudo conocer a fondo el modelo empleado en el famoso modelo T de Ford, considerado el primer coche producido en masa de la historia. Y a partir de él, ideó su propio sistema.

Su objetivo era igualar el volumen productivo estadounidense, pero economizando aún más el coste unitario. La clave para lograrlo radicaba en el concepto “just in time” (justo a tiempo). Para lograr una mayor productividad, eficiencia y rentabilidad, todo debe estar en el sitio correcto, en el momento justo y en la cantidad exacta. De ahí que definiera dos tareas fundamentales a la hora de aplicarlo:

• Identificar sobrecargas en el proceso productivo.
• Eliminar desperdicios, sean tangibles (materias primas) o intangibles (tiempo).

Toyoda entendió el proceso productivo como un flujo que empieza por el final: las actividades al final de la cadena se nutren de los procesos anteriores. El resultado de su visión fue el primer vehículo de la marca Toyota: el modelo AA.

A lo largo del siglo XX, el fabricante nipón perfeccionó este modelo hasta crear un sistema de producción propio. El Toyota Production System (TPS) permitía construir vehículos de mayor calidad en menos tiempo y a un coste inferior. A día de hoy, Toyota es la compañía automovilística líder en ventas a nivel mundial. Una posición de liderazgo que debe mucho a la metodología Lean.

Objetivos de la metodología Lean

El rotundo éxito del caso Toyota hizo que, poco a poco, el Lean Manufacturing se extrapolara a todo tipo de sectores, y no solo productivos, dando lugar a lo que conocemos como Lean Management. Especialmente tras la publicación de “The Lean Startup”, libro en el que el empresario y escritor Eric Ries da las claves para su aplicación en la gestión empresarial moderna.

¿Cuál es el objetivo del Lean Management? Esta metodología persigue hacer más eficientes los procesos internos de una empresa. Su correcta aplicación permite obtener los mismos resultados (o mejores), pero con una menor inversión de tiempo, recursos y esfuerzo. ¿Suena imposible? Como veremos a continuación, no lo es.

El punto de partida pasa por el cumplimiento de los siguientes objetivos en cualquier proceso interno:

• Suprimir todas las actividades que no agregan valor al producto o servicio.
• Detectar problemas y plantear soluciones.
• Promover una filosofía de mejora continua, que se reflejará en la calidad final del producto o servicio ofertado.

Ahora bien, ¿cómo detectar estas actividades o problemas en los procesos de nuestra propia organización? Para ello, es habitual recurrir a la clasificación MUDA (término que en japonés significa desperdicio). Esta categorización identifica los siete tipos de desperdicios más habituales en los procesos empresariales:

• Movimiento: alude a los desplazamientos innecesarios en el puesto de trabajo, ya sean de maquinaria o personal.
• Sobreproducción: identifica la creación de stock innecesario, que genera costes adicionales de almacenamiento.
• Espera: relativa los períodos de inactividad que no aportan valor al cliente final, pero sí generan sobrecostes en el precio de venta.
• Transporte: refiere al movimiento innecesario y continuo de materiales.
• Sobreprocesado: identifica los procesos innecesarios para la finalización de un producto o servicio.
• Errores informativos: aparecen cuando es necesario corregir un producto defectuoso.
• Inventario: subraya la importancia de una buena administración de inventario para no acumular componentes que puedan quedar obsoletos.

Una vez detectados estos desperdicios en actividades concretas, podremos determinar qué hacer con cada una de ellas:

• Eliminar las que no añaden valor y ralentizan el proceso.
• Minimizar las que no añaden valor pero son necesarias en el proceso.
• Optimizar todas aquellas que suponen un valor añadido.

Como podemos apreciar, la metodología Lean pone el foco en el proceso, no en el resultado. Implica una nueva forma de gestionar cualquier dimensión de una organización. Sustituye la cultura jerárquica por una delegación de tareas y responsabilidades acorde a la capacidad de cada empleado, involucrándolos a todos en el proceso.

Por tanto, exige una reinvención completa del modo en que se hacen las cosas en una determinada empresa. Por eso, su adopción no es un proceso que se complete en unos pocos días. Pero el esfuerzo merecerá la pena: su correcta implementación supone una forma asequible de agilizar todos los procesos empresariales. Y no solo eso: nos permitirá ajustarlos a lo que realmente quieren nuestros clientes.

Beneficios de aplicar la metodología Lean

Estas metodologías ágiles se han consolidado como un recurso habitual para la optimización de cualquier proceso empresarial, sea de tipo productivo o de gestión. Todo tipo de organizaciones, desde multinacionales como Nike hasta start-ups de enorme éxito como Spotify, se valen de ella para trabajar de forma más eficiente.

A continuación se recogen algunos de los múltiples beneficios derivados de su implantación:

AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD

La principal meta de esta metodología es también su beneficio más inmediato. Al eliminar todas las actividades superfluas, los equipos trabajan centrados en un objetivo concreto, lo que evita desviaciones o reprocesos por falta de información.

REDUCCIÓN DE COSTES

Otro de los motivos que justifican la adopción de esta metodología. Si optimizamos los procesos internos eliminando las tareas innecesarias, inevitablemente reduciremos costes. Además, reducir los tiempos improductivos es más fácil y barato que invertir en nuevas tecnologías. Todo ello sin perjudicar la calidad final del producto o servicio, lo que a su vez nos permitirá desarrollar un abanico más amplio de estrategias de comercialización.

REDUCCIÓN DE PLAZOS

Al eliminar los parones o limitar la producción de artículos defectuosos, los plazos de desarrollo de productos y servicios se ven sensiblemente acortados. Lo que también nos aportará una mayor agilidad comercial, ya que la producción estará completamente alienada a la demanda real.

MEJORA DE LA TOMA DE DECISIONES

La reducción de desperdicios y desperfectos conduce a procesos más simples y acotados, en los que resulta más sencillo detectar posibles desviaciones. Gracias a esta información la toma de decisiones se basa en datos concretos, fundamentados y fáciles de identificar, minimizando la posibilidad error.

MAYOR SATISFACCIÓN DE CLIENTES

Al destinar más tiempo y recursos en la mejora de un determinado producto o servicio, podremos adaptarlo para que se adecúe perfectamente a las necesidades reales de nuestro público objetivo. Y cuanto mejor se ajusten a sus expectativas, mayor será la posibilidad de fidelizarlos.

IMPLICACIÓN DE EQUIPOS

Un buen ambiente laboral es un aspecto clave para el buen funcionamiento de una empresa. El Lean involucra a todos los empleados, los cuales se sienten como piezas valiosas en la operativa global de la compañía. En consecuencia, aumentará su compromiso, motivación y productividad. Trabajarán mejor y de forma más coordinada, fomentando una mentalidad de mejora continua basada en el trabajo en equipo.

Cómo aplicar el Lean Management en tu negocio

La metodología Lean es, a priori, una técnica fácil de poner en práctica. Sin embargo, de la teoría a la práctica hay un trecho. Aplicar sus principios en procesos reales puede suponer un desafío, en el que quizá te preguntes por dónde empezar.

En primer lugar, existe la posibilidad de contratar los servicios de consultoras especializadas. Como expertos en esta técnica te ayudarán a realizar una implementación por fases, trabajando con los diferentes departamentos y asumiendo la formación inicial de tus trabajadores. Su experiencia con otras empresas puede ser importante para establecer un punto de partida, y supervisar la correcta aplicación de esta técnica.

No obstante, también puedes comenzar a implementar los principios Lean por tu cuenta. Para ello, el primer paso es analizar de forma exhaustiva los procesos cotidianos de tu empresa. ¿Qué aspectos debes tener en cuenta? Todas las actividades que influyan en la ejecución de una determinada tarea. Veamos un ejemplo concreto.

Imagina que eres un fabricante de calzado que planea el lanzamiento de un nuevo producto al mercado. Este proceso a su vez se dividirá en varias fases: diseño, compra de materiales, producción, planificación comercial, acciones de marketing… Cada una de ellas atañe a departamentos desconectados entre sí y serán ejecutadas por trabajadores con capacidades completamente diferentes. De ahí que sea necesario analizar exhaustivamente el proceso de trabajo de cada uno de ellos, para identificar los subprocesos que intervienen en cada fase.

En el análisis de cada proceso deberás tener en cuenta qué objetivos quieres alcanzar, los cuales deben ser concretos y medibles. También los recursos necesarios para alcanzarlos, tanto materiales como personales. Y por supuesto, tendrás que definir unos plazos concretos para su ejecución.

Conociéndolos, podrás diseñar un calendario de actividades en el que será fácil identificar cuáles añaden valor al producto final y cuáles son prescindibles. La meta es crear un flujo de trabajo, haciendo que todo el proceso fluya y que cada paso añada valor al siguiente, hasta alcanzar al consumidor final.

En gran medida, la metodología Lean se basa en el método ensayo-error: el aprendizaje forma parte fundamental del ciclo. Pero su gran ventaja radica en que el error se detecta rápido, y a un coste reducido. Por eso la sistemática que propone, repetida en el tiempo, nos permite perfeccionar cada actividad hasta hacer realidad lo que parecía una utopía: lograr el mismo resultado invirtiendo menos tiempo, recursos y dinero.

Un argumento de peso que explica por qué la metodología Lean se ha convertido en la técnica más utilizada por las organizaciones que buscan una mejora continua. ¿Te animas a implementarla en tu negocio?