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¿Cómo mejorar tu negocio mediante los informes de gestión?

Gestionar el día a día de una empresa puede resultar intimidante: control de finanzas, organización de recursos, liderazgo de empleados, supervisión de procesos… Afortunadamente, contamos con infinidad de recursos para ayudarnos a hacerlo de forma eficaz. Uno de los más importantes son los informes de gestión. Te ayudamos a entender qué son, en qué pueden ayudarte, cómo hacerlos y qué herramientas son necesarias para generarlos.

¿Qué es un informe de gestión?

El informe de gestión es un documento que analiza las actividades de coordinación, gestión, administración y dirección efectuadas en una empresa durante un período de tiempo determinado. Recopila información procedente de diversas fuentes y resulta de gran utilidad. Facilita analizar cuestiones específicas sobre finanzas, la capacidad estructural de la empresa, su rendimiento comercial o la satisfacción de clientes.

Aunque el más habitual es el informe de gestión financiera, existen varios tipos dependiendo de la compañía, su actividad y la información analizada. Lo que es común a todos ellos es su objetivo principal: facilitar la toma de decisiones.

Informes de gestión para mejorar la rentabilidad

¿Cuándo debe realizarse un informe de gestión?

El informe de gestión financiera debe presentarse junto a las cuentas anuales, aunque no forme parte de ellas. Su presentación tiene carácter obligatorio en base al artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital. Solo están exentas aquellas organizaciones que formulen contabilidad abreviada. El plazo para formularlo es de tres meses desde el cierre de cada ejercicio. Se divide en dos partes: la primera, relativa a la evolución de la empresa, detalla las acciones que han dado origen a la situación actual; la segunda, opera una predicción de la evolución futura.

El “problema” de estos informes es que ofrecen una imagen general del rendimiento de la empresa, pero pasan por alto el comportamiento, funcionamiento y rentabilidad de las diferentes unidades de negocio.

De ahí que los informes de gestión detallados sean un poderoso aliado. Permiten hacer un seguimiento de los KPIs para detectar oportunidades de negocio y mejorar el rendimiento general de la compañía. Este tipo de informes puede realizarse con periodicidad mensual, trimestral, semestral o anual en función de nuestros objetivos y el tipo de actividades que se reflejen en ellos.

Te explicamos cómo hacer un informe de gestión paso a paso

¿Cómo se realiza un informe de gestión?

¿Quieres elaborar informes de gestión para tu empresa pero no sabes por dónde empezar? No te preocupes, te contamos los cuatro pasos principales a seguir:

1. Define tu objetivo

Lo primero es comprender para qué se prepara el informe. Solo así podremos crear un documento con información relevante. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a determinarlo:

  • ¿Para quién es el informe?
  • ¿Con qué objetivo?
  • ¿Qué información contendrá?
  • ¿Cómo me ayudarán esos datos?

2. Recopila y selecciona la información

La información a incluir debe ser precisa, equilibrada y de calidad. Es importante definir una serie de métricas conectadas a tus objetivos, que sirvan de guía para enfocar correctamente tu informe. La mayoría de los informes requerirán de la participación de varias áreas, por lo que es recomendable recurrir a sistemas ERPs y herramientas de Business Intelligence que automaticen el proceso. Al final de este post te recomendamos algunas.

3. Estructura la información

Todo informe de gestión debe incluir los siguientes apartados:

  • Encabezado: ofrece información específica sobre el informe. Permite identificar el tipo de documento, departamento que lo elabora, fecha de realización y a quién se dirige.
  • Introducción: breve exposición de los motivos por los que se elabora el informe, aspectos que se tratarán en el mismo y herramientas utilizadas para su elaboración.
  • Desarrollo: se profundiza en los aspectos mencionados en la introducción, haciendo hincapié en todos los datos que pueden aportar información valiosa. Su extensión puede variar en función de la naturaleza de actividades reflejadas y los objetivos planteados.
  • Conclusión: es la parte más importante, pues expone los resultados generales del informe y destaca los aspectos más relevantes del mismo. En ella conviene incluir recomendaciones sobre los detalles a mejorar así como los aspectos positivos de los que podemos sacar mayor provecho.

4. Revisa a conciencia

Cuando creas tener tu informe preparado, conviene realizar una revisión minuciosa. Así podrás detectar posibles erratas, comprobar que el lenguaje utilizado es fácilmente comprensible y verificar que los datos son correctos. Y también asegurarnos de que cumple el objetivo para el que se planteó. Cuanto más fácil sea interpretarlo, más valioso será este documento.

Cómo mejorar tu negocio mediante los informes de gestión

Soluciones para mejorar y medir tus propios informes

Los sistemas ERP y herramientas de Business Intelligence serán nuestros mejores aliados para generar estos informes. Invertir en ellas es imperativo si queremos empezar a utilizar los informes de gestión para mejorar la rentabilidad de nuestra compañía.

SAP Business One, el sistema de gestión líder del mercado español, te ayudará a simplificar enormemente la recopilación de datos, generando de forma automatizada informes visuales fácilmente interpretables gracias al uso de gráficos e infografías. Además, su formato Multiempresa permite integrar las operaciones de diferentes compañías, optimizando al máximo todos los procesos de análisis de datos.

Si tu empresa aún no trabaja con un ERP, o eres de los que piensas que su implantación es complicada y costosa, nuestro servicio de Consultoría de Negocio te ayudará a determinar qué procesos se pueden mejorar.  Te ofreceremos soluciones personalizadas a tu realidad y necesidades específicas. ¿Hablamos?.

2021-03-24T11:36:33+01:00 24 marzo, 2021|

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