Pasos a seguir para una buena gestión de proyectos

¿Por dónde empezar para realizar la buena gestión de un proyecto en una empresa? ¿Qué pasos tengo que seguir para que el resultado marque realmente la diferencia? ¿Qué beneficios conseguimos en mi compañía por disponer de una herramienta para la gestión de proyectos? Sí, son muchas preguntas, pero a todas les vamos a dar respuestas en las próximas líneas. En todo caso, lo mejor es empezar por lo más básico…

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos abarca un conjunto de metodologías que permiten planificar y dirigir todos los procesos que conlleva un proyecto determinado. Dentro de ese proyecto, se llevan a cabo una serie de acciones encaminadas a lograr un objetivo concreto. Por tanto, la gestión de proyectos se dirige, en definitiva, a que nuestra empresa alcance una serie de metas, que pueden ser estratégicas para nuestra organización o, simplemente, resultados puntuales.

En definitiva, se trata de un concepto utilizado en todas las ramas empresariales, porque cualquier operación de una compañía puede entenderse como un proyecto. Ya sea una cuestión de mejora de procesos internos, o un cambio en los productos que ofrecemos a los clientes, la gestión de estos proyectos es clave para que el resultado final sea satisfactorio. Vamos a ver qué etapas debemos seguir para lograrlo.

Etapas de la gestión de proyectos

1. Estudio de viabilidad: El primer paso antes de emprender el proyecto debe ser, por supuesto, estudiar si es viable o no. Es el momento de realizar un riguroso análisis que englobe el alcance de ese proyecto, los riesgos que afrontamos con él y si se adecúa a nuestros plazos y presupuesto.
2. Planificación: Si todo cuadra, podemos pasar a la siguiente etapa, la de la planificación propiamente dicha del proyecto. Se trata ahora de asignar recursos, repartir esfuerzos y definir el plan con el que abordaremos el trabajo.
3. Ejecución: La tercera etapa, consecuencia directa de la anterior, es la ejecución de nuestro proyecto. Toca ponerse manos a la obra y completar la tarea a la que nos hemos encomendado.
4. Seguimiento: Casi en paralelo se produce la cuarta etapa, la que corresponde al seguimiento y control del trabajo que se está llevando a cabo. Las incidencias que se puedan producir y los informes sobre cómo se está desarrollando el proyecto son las claves más importantes de esta fase.
5. Cierre del proyecto: Analizamos los resultados obtenidos y verificamos si hemos conseguido lo planteado al principio.

Beneficios de la gestión de proyectos

¿Y para qué sirve todo lo que hemos mencionado hasta el momento? ¿Qué beneficios se consiguen realmente con la gestión de proyectos? En primer lugar, una mejora en el funcionamiento interno de nuestra compañía. Los flujos de trabajo quedan más definidos, el trabajo en equipo se ve reforzado, y aumenta la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa.

Otro beneficio radica en una mayor capacidad para detectar los riesgos a los que se enfrenta la empresa. La experiencia en la gestión de proyectos acaba permitiendo la generación de una estrategia con la que afrontar esos riesgos, y eso ayuda a la estabilidad de la compañía. Al mismo tiempo, ese ‘know-how’ adquirido favorece la flexibilidad del equipo para reaccionar ante situaciones límite y evitar sus efectos más dañinos.

Además, alcanzamos una mayor calidad en el producto o servicio que ofrecemos. Conforme más proyectos gestionamos, más aprendemos de los errores que hayamos podido cometer y mayor es la capacidad de nuestro equipo de trabajo para evitarlos. También importan en este sentido que, siguiendo esta metodología, se le da al cliente el resultado que busca, según unos requisitos claramente marcados.

Soluciones para tu empresa

Aunque poner en marcha un proyecto es, sobre todo, cuestión de voluntad, siempre es positivo dejarse ayudar. En este sentido, una de las mejores opciones es emplear una herramienta para la gestión de proyectos. Y en ese ámbito brilla especialmente SAP Business One, el sistema de gestión líder en el mercado español, con cerca de 40.000 clientes.

De todos los programas para la gestión de proyectos, SAP Business One destaca por su capacidad para ofrecer información clave de manera inmediata. Además, en formato de Multiempresa permite integrar a diferentes compañías creando automáticamente una transacción recíproca entre ellas. Y, tanto en una versión como en otra, SAP Business One favorece la gestión de proyectos online, ya que todo lo que manejes será accesible y operativo, desde cualquier lugar.