Gana en productividad automatizando las gestiones y tareas contables

La automatización cada vez está más presente en el día a día de las empresas. Un concepto que suele asociarse a la faceta productiva o la gestión comercial. Sin embargo, existe un ámbito en el que su aplicación a menudo pasa desapercibida: la contabilidad y facturación.

Las tareas contables, por su carácter rutinario y el rigor que precisan, pueden convertirse en una tarea muy tediosa. Aunque eso no las hace menos necesarias. ¿Quieres saber cómo un software de contabilidad puede significar grandes ventajas en este campo? Pues sigue leyendo este artículo: te explicamos todas las claves para automatizar las gestiones y tareas contables de tu empresa.

¿Qué es la automatización contable?

La automatización contable consiste en el uso de la tecnología para aligerar tareas repetitivas, como la elaboración de facturas o la consolidación financiera. Implica el aprovechamiento de un conjunto de herramientas tecnológicas, como los softwares de facturación o los sistemas de gestión empresarial ERP, para agilizar los procesos contables de una empresa. En definitiva, suprime la intervención humana donde es posible hacerlo, simplificando enormemente algunas operaciones contables.

Pongamos un ejemplo práctico para comprender su relevancia. En el año 1985, Microsoft lanzó al mercado la primera versión de Excel. Este programa, diseñado para facilitar cálculos matemáticos complejos, cambió para siempre (a mejor) el trabajo diario de miles de contables. Pues bien, la automatización contable es el siguiente paso hacia una contabilidad más eficiente. Supone una nueva forma de gestionar las cuentas de cualquier organización, aunque su finalidad sea la misma: contabilizar correctamente.

Inexorablemente, el futuro de estos departamentos pasa por los softwares de contabilidad y facturación. Veamos qué ventajas pueden aportarnos.

Principales ventajas de la automatización contable

El objetivo de la automatización contable es simplificar las tareas de contabilidad. Los beneficios que aporta tienen impacto directo en diversos ámbitos, entre los que destacamos:

Mayor productividad

La automatización de los apuntes contables elimina la necesidad de la intervención manual de un empleado. Algo que reduce drásticamente el tiempo necesario para realizar cualquier operación, desde la elaboración de una factura al archivo documental.

Además, un software de contabilidad minimiza el error humano en un 99%, y, por consiguiente, impide tener que dedicar recursos adicionales para subsanar esos datos incorrectos. Un tiempo muy valioso para concentrarnos en otro tipo de actividades que aporten valor a nuestros clientes.

Veracidad informativa

Los programas de automatización contable nos permiten disponer de información fiable al instante. Más aún desde la irrupción de los softwares online de contabilidad. Un aspecto de vital importancia para las empresas, que necesitan conocer en todo momento su situación financiera.

A su vez, esto permite agilizar los procesos de toma de decisiones. La inmediatez hace mucho más sencillo reaccionar en tiempo y modo a las oportunidades que el mercado pueda generar.

Rentabilidad

La implantación de un software de automatización contable siempre supondrá una inversión muy recomendable. El gasto será puntual, y a cambio dispondremos de un “trabajador” disponible 24 horas los 365 días del año.

Seguridad

Al contrario de lo que se suele pensar, los programas de contabilidad son muy seguros. A su actualización constante y automática suman la ejecución regular de copias de seguridad. Esto nos protege ante eventuales fallos del sistema. La información crítica siempre estará disponible y será fácil de recuperar, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Personalización y escalabilidad

La gran mayoría de softwares de contabilidad pueden personalizarse a las necesidades específicas de cada cliente o sector. También ofrecen la elasticidad necesaria para una rápida reacción ante cualquier incremento o expansión de nuestra actividad.

Simplicidad

Los programas de contabilidad y facturación han mejorado notablemente la experiencia de usuario. Trabajar con ellos resulta fácil e intuitivo. Algo que permite detectar rápidamente cualquier error y subsanarlo en pocos minutos, sin necesidad de revisar libros contables o rebuscar entre cientos de papeles y facturas, con la pérdida de tiempo que conlleva.

Como hemos visto, la aplicación de un sistema de automatización está llena de ventajas. Aunque su complejidad e importancia será mayor cuando más grande sea la empresa, también puede resultar un instrumento muy efectivo para la pymes y autónomos. Su uso, más que una opción, es una necesidad. Al menos para todas aquellas empresas que no deseen quedar en situación de desventaja competitiva.

¿Qué tareas contables se pueden automatizar?

El trabajo diario de un contable implica una cantidad ingente de tareas y responsabilidades. Gracias a los softwares de contabilidad muchas pueden realizarse de forma autónoma, permitiendo la aceleración de los flujos de trabajo:

• Cuentas por cobrar y pagar: la correcta administración de los pagos a proveedores y cobros a clientes tiene un impacto directo en tu negocio. Mediante la automatización garantizas un control más eficiente de todas estas transacciones.
• Facturación recurrente: toda empresa genera facturas recurrentes, ya sea mensual o trimestralmente. Con estos sistemas puedes automatizar todos los procesos elaboración, envío y confirmación de tus facturas.
• Contabilización de tickets y facturas: probablemente sea una de las funciones más pesadas a ejecutar por todo contable. Los sistemas de automatización contable hacen el trabajo duro por ti, extrayendo de forma autónoma los datos de cada una de ellas.
• Gestión de nóminas: los programas de contabilidad también pueden ayudar en una de las rutinas del departamento de RRHH que más tiempo consume. Mediante la automatización de las nóminas será mucho más sencillo hacer la estimación de salarios, ordenar las transferencias o el cálculo de impuestos.
• Elaboración de informes: mediante estos sistemas de automatización se facilita enormemente la elaboración de informes que nos den datos sobre el flujo de efectivo. Una documentación que nos otorgará agilidad a la hora de impulsar decisiones estratégicas.
• Gestión documental con asesorías: la automatización permite envíos en tiempo real de facturas, declaraciones trimestrales y demás documentación. Evitarás así cualquier incumplimiento de plazos o la recopilación manual de la información, trabajando de forma más coordinada con tu asesor fiscal.
• Gestión de bienes inmovilizados: los softwares de contabilidad calculan automáticamente las cuotas de amortización y coeficientes exigidos por la Agencia Tributaria, haciendo más sencillo comprobar cuánto llevas amortizado.

Automatiza con SAP Business One las operaciones contables de tu empresa

Hoy en día, existen muchas soluciones de software diseñadas para automatizar las operaciones contables. Pero no todas poseen un módulo de facturación y contabilidad dedicado que permita integrar todos los procesos en una misma plataforma.

La excepción es SAP Business One, el sistema de gestión empresarial diseñado específicamente para pymes. Este software no solo automatiza todas las gestiones y tareas contables clave, sino que también integra las diferentes operaciones financieras con otros procesos. El resultado es una inmediata mejora de la productividad entre transacciones, y, por tanto, del flujo de efectivo.

Con SAP Business One podrás gestionar de forma más eficiente las asignaciones del libro mayor de ingresos y gastos, el registro de asientos, los pagos centralizados, o consolidar los datos financieros, sin necesidad de conciliación manual. Es, por tanto, la mejor opción para procesar de forma rápida conciliaciones, extractos bancarios y pagos a través de distintos medios.

Como todo buen software de contabilidad, permite crear de forma rápida y sencilla análisis e informes financieros a partir de conjuntos de datos en tiempo real. Una función imprescindible para una adecuada planificación estratégica de tu negocio.

Además, su ventaja multiempresa permite extrapolar fácilmente los procesos financieros a todas las divisiones de empresas con varias sedes o empresas subsidiarias. Esta funcionalidad intercompañía, a la que recientemente dedicamos un detallado artículo, te permitirá simplificar las transacciones entre todas ellas. Y no solo eso: su concepción multimoneda y multilenguaje te evitará tener que recurrir a un software contable internacional adicional.

En definitiva, ya sea mediante la implementación on-premise o en su versión Cloud, SAP Business One es una solución para todo. Si deseas conocer todas las ventajas que el ERP líder del mercado nacional puede suponer en la gestión diaria de tu negocio, contacta con nuestro equipo de consultores especializados desde aquí. Te asesorarán sin ningún compromiso sobre la solución más adecuada para tu empresa.